El software de doble contabilidad y las facturas en Excel de la nueva ley de prevención de blanqueo de capitales 11/2021.

Son muchas las consultas que nos han llegado al despacho sobre, si después de la entrada en vigor de los apartados cuatro y veintiuno del artículo decimotercero, de la comúnmente conocía “ley antifraude”, los empresarios profesionales con poco volumen de negocio podrán o no seguir facturando con plantilla de Excel y, es que, esta nueva ley con 5 fechas distintas  de entrada en vigor viene a hacer modificaciones en muchas de las normas del ordenamiento a las que estábamos acostumbrados, desde el impuesto de sociedades hasta los impuestos especiales  pasando por la que para algunos se ha convertido en libro de cabecera, Nuestra Ley general tributaria.

Modificaciones importantes sobre las que me gustaría ir pronunciándome a lo largo de los próximos días.

Hoy me gustaría centrarme, más que en el software de doble contabilidad, en el uso de sistemas de facturación que, por costumbre, uso, versatilidad o integración, muchas empresas, pequeñas y no tan pequeñas, han venido utilizando de forma completamente normal y cumpliendo todos los requisitos del reglamento de facturación porque, y esto es lo más importante, no todas las empresas tienen el ánimo o la intención de incumplir con sus obligaciones tributarias.

En este sentido nos encontramos como muchas empresas han hecho de la herramienta ofimática Microsoft Excel o alguno de sus derivados, con sus macros, sus integraciones y el uso de herramienta extendidas como Microsoft flow su propia adaptación al sistema de emisión de facturas.

Y es aquí donde los cambios introducidos en nuestra Ley General tributaria se hacen, a mi parecer, insuficientes por el carácter general de la norma.

Como ejemplo, la nueva obligación tributaria del artículo 29 establece en su apartado 2, letra j la siguiente obligación formal

“j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.”

Con su correspondiente artículo sancionador que encontramos en el nuevo artículo 201 bis donde en sus apartados 2, 3y 4 califican la tenencia de programas que no cumplan los requisitos previos como una infracción grave y la cuantifican con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio

“Artículo 201 bis. Infracción tributaria por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable.

  1. Constituye infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas, cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:
  2. a) permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley;
  3. b) permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;
  4. c) permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;
  5. d) permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;
  6. e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;
  7. f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.
  8. Constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.

La misma persona o entidad que haya sido sancionada conforme al apartado anterior no podrá ser sancionada por lo dispuesto en este apartado.

  1. Las infracciones previstas en este artículo serán graves.
  2. La infracción señalada en el apartado 1 anterior se sancionará con multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa informático o electrónico que sea objeto de la infracción. No obstante, las infracciones de la letra f) del apartado 1 de este artículo se sancionarán con multa pecuniaria fija de 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado en el que se produzca la falta del certificado.

La infracción señalada en el apartado 2 anterior, se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.”

Revisando en nuevo cambio normativo y pensando en un empresario que, por poner un ejemplo, haya dispuesto un sistema informático basado en Microsoft Excel para la emisión de facturas, estoy plenamente seguro de qué, tras leer los dos artículos que propongo, quedarán sin resolver las siguientes dudas y muchas más:

  • ¿Facturar con Microsoft Excel significa que soy usuario de un programa informático que soporta procesos de facturación?
  • Si tengo un sistema de versiones anteriores implementado en el propio sistema operativo de Windows, ¿Estoy garantizando la trazabilidad e inalterabilidad de los registros?
  • ¿Y si guardo las facturas generadas en una nube como Dropbox o Microsoft?
  • ¿Existe alguna forma de garantizar la conservación de los ficheros en un ordenador de sobremesa?
  • ¿Tengo que saltar a la nube y pagar por ello?
  • ¿Significa eso que todas las inversiones que he hecho con carácter previo en vincular mi sistema de presupuestos, órdenes de trabajo, facturación y generación de los libros registro obligatorios, las he perdido?

En respuesta a estas dudas y a muchas otras que hayan podido surgir son muchas las empresas informáticas que han salido al mercado a ofrecer al contribuyente “soluciones” para este “problema” pero no olvidemos que es la propia norma la que llama a un futuro desarrollo reglamentario y, es posible que el software adquirido hoy con el fin de ser un buen contribuyente que cumpla la norma, no nos sirva en un futuro ya que la propia ley prevé que el software de contabilidad facturación… acabé teniendo a qué someterse a una certificación por parte de la propia administración.

Es por eso por lo que, desde este despacho, recomendamos esperar a la publicación del reglamento de cara a la modificación de su sistema actual de facturación contabilidad o gestión y entendemos que este no es un buen momento para el cambio.

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